1週間があっという間に過ぎてしまいますね。
特にコロナでの自粛が始まってから、その傾向が強い気がします。

ちなみに僕は、コロナになってから大きく変わったことがあります。

  • ミャンマーへ渡航しなくなったこと
    (20日間隔で日本とミャンマーの行き来をしていました)
  • 所属している会社が、日本でのビジネスに力を入れたこと
    (オフィスも開所した)
  • 会議がほぼ、オンラインになったこと

という感じで、この数ヶ月間は、比較的大きな変化がありました。
ビジネス的には、個人の撮影案件が全部吹っ飛んだことくらいで、どうにか生きています。

さて、本題に入ります。

教えてもらったおすすめ時短術

結構シンプルでした。
でも、シンプルだからこそ、パワフルな気がします。
昨日の夜に教えてもらったばかりなので、実践はできていません。

どのような方法かというと、3つの側面からアプローチしていきます。

  1. 全てのタスクの時間を測る
  2. タスクをカレンダーに入れる
  3. 振り返る

上記の3つを成し遂げるために、2つのアプリを使います。

 1.にはTogglというアプリケーション
    2.にはGoogleカレンダー

を使っていきます。

1.時間計測にTogglを使う

Togglのサイトにアクセスして、会員登録をします。
ここでは、GoogleのアカウントかAppleアカウント(←珍しい)でも登録できます。
準備はそれだけです。

Togglの公式HPより
なんだか可愛らしいキャラクターがお出迎えしてくれます。

まず、それぞれのタスクの時間を測ります。

僕は以前、全ての時間を測り、付箋に書いていたのですが、
なくしてしまったり、よく分からなくなってしまい整理ができていない状況でした。
このアプリケーションはブラウザー上で使うことができる上に、簡単に使用することができるのが特徴です。
使い方は、「やっていること」と「スタート」を押すことだけ。
終わったら、「スタート」を再び押すと止まります。

大事なのは、色分け

「やっていること」は、現在作業していることを書くだけで大丈夫です。
僕は今、ブログを書いているので、「blog」と書いています。
上記のスクリーンショットではわかりにくいですが、ここは細かく書いたほうがいい気がします。
「ブログの執筆」とかですね。

その後、プロジェクトを決めます。
プロジェクトというのは、親カテゴリーみたいなもので、僕の場合は「blog」にしました。

諸々を教えてくれた先生(以降、先生にします)は、それを4つの色に別けているそうです。

「タスク処理が多いなか、他の人との差をつけるにはどうしたらいいんだろうか?」と悩んでいる方も多いかもしれません。

ここでの考え方は、「重要かつ緊急」なものは皆、最初にやる。
「重要ではないが緊急」なものは、次にやる。
ただ、「重要だが緊急ではない」タスクまでは皆、行き着かない。

なので、いかにして無駄な時間を削ぎ落とし、「重要だが緊急ではない」仕事をする時間を確保するかが、周囲との差になると先生は言っていました。

ちなみに「重要だが緊急ではない」仕事の例としては

  • 業務改善
  • 自分が成長するための行動
  • 教育

などになってきます。

Togglの色分け画面

2.タスク管理にGoogleカレンダーを使う

タスク管理ツールっていっぱいありますよね。
以前、Trelloを僕は使ってしまいましたが、ツールを増やすのには労力がかかります。
覚えたり、慣れるまでに時間がかかるのも事実です。

そこで、Todoリストを作ったり、別アプリを入れる代わりに、Googleカレンダーを使うのです。
そんなに難しいことではないですよね?
ただここで一点、一番大事なポイントです。

Togglで使った色分けを、Googleカレンダーでも使うこと

これが大事なポイントだと、先生は言っていました。
自分でタスクの洗い出しを行い、その上で、4つのカテゴリーに別けてみる。
そして、極力、頭を使う仕事を午前中に行うことを意識するそうです。

「人間は基本的に、頭を使う仕事を早く行うこと、処理することで効率的に進められる」とtogglを使うことで、自分で確認もしたそうです。

例えば、営業リストの作成は、音楽を聴きながら、無心になって作ったほうが早いですよね。
数字の処理に比べれば、圧倒的に頭は使わない仕事なので、夕方以降に回してみるといった具合です。

3.振り返りを行う

これは、Togglの優れた点だなと思ったのですが、
自分の行動がグラフになって視覚的に確認することができる点です。

リングで、比率が視覚的に分かる
  • 営業リストに5時間も費やしている
  • ブログ作成が30分で終わっている
  • 会議に週20時間も費やしている

等、はっきり分かるのが利点です。
それを繰り返しているうちに、「徐々に無駄な部分」や、「Aという仕事に適した時間帯」というものが分かるそうです。

単純に、Aという仕事に時間がかかり過ぎていたら、それを他の時間帯にやってみる等の施策を行うということです。

先生は、そうこうしているうちに仕事がどんどん早くなり、
最初の頃は「あいつ大丈夫か?」と周囲に思われていたらしいですが、
どんどん周りから認められるようになったそうです。

もちろん、「無駄を削ることで仕事の質、アウトプットの質が爆あがりした」のが主な要因だったそうです。

最後に

いかがでしたか?

今回ご紹介したのは、
Toggl(それぞれの仕事の時間を測る)
→Googleカレンダーにタスクを入れる
→振り返りを行い、改善していく
という初歩的な内容です。

ただ、継続していくには適切、使いやすいアプリの存在は大切です。

ちなみにこのブログ記事は1時間48分かかったそうです。

もしこれを読んで、実践された方の生産性が上がったら、嬉しいなと思います。
そして、僕も頑張ろうと思います。

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